社長必見！面倒な立替精算はシンプルな仕組みで手間を省略しよう

法人を設立したあと、会社で必要なものを購入したりするのに社長が支払いをするようなケースがあると思います。

このような場合そのお金は後で会社から返金してもらう必要があります。これを経費の立替精算といいます。

最近はクラウド上で経費精算できるシステムなどが出てきていますが、大きな組織であればワークフローのような形で処理できるので便利ですが、こちらは費用がかかります。

スモールビジネスを展開される社長はどのように経費の立替精算をしていけばよいか、まとめてみます。

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経費の立替精算とは

経費の立替精算とは、会社が支払うべき費用を社長や従業員が個人で替わりに支払をし、後でそのお金を会社から返金してもらうことをいいます。

わかりやすい例としては電車代などの交通費です。

普通の感覚として、交通費を支払うのにいちいち会社からお金をもらって支払ったりはしませんよね。電車の場合などは各個人のスイカやパスモなどで済ませてしまうことがほとんどだと思います。

したがって後でひと月分などまとめてこれらの金額を集計し、会社に請求することになります。これをしないと個人は自腹で会社の経費を負担することになってしまいます。

以前私も会社に勤めていたときは経費精算の期限などが決まっていて、過ぎてしまうと精算しないなどと言われたことがありました。会社のルールなのでしょうが、今思うと会社の経費を払っているのに返してくれないって納得できない部分もありますね。

ただ自分で起業された方はそんな期限など無関係ですので、立て替えたものはきっちり精算するようにしましょう。

具体的にはどのように立替精算をすればよいか、簡単にまとめてみます。

基本的に個人で立て替えたものについて領収書などの証明書類をそろえていただくことが第1段階となります。精算は１月ごとに行うのが一番わかりやすく、業務も省力化できます。下記のように1ヶ月分の書類をまとめるようにして下さい。

一般的にはレシートが多いのではないでしょうか。会社に関する費用は基本的には証明書類があった方がいいので迷ったらレシートなど保管しておいて下さい。ちなみに業務に関係のないレシートなどは会社の経費にはできませんので、こちらはしっかりと除外するようにしましょう。