税理士事務所や会計事務所がどんなことをしているか、よくわからないという方は多いのではないでしょうか。
私も税理士試験の勉強を始める前は一般企業に勤務しており、職種も技術系の仕事でしたのでまったく知りませんでした。普通のサラリーマンで仕事で関係なければそれで良いと思いますが、経営者の方は税理士事務所と関わることが多いと思いますので理解をしておくほうが良いと思います。
もちろん事務所によってサービスが異なりますので、一般的なものについてまとめたいと思います。今回は記帳代行とよばれる業務です。
できるだけ業界以外の方にも理解できるようにご説明したいと思います。
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記帳代行とは何か
記帳代行とは、帳簿入力代行と言い換えたほうがわかりやすいと思います。
簡単にいうと税務申告を行うために帳簿作成を税理士事務所が代行することをいいます。税理士事務所がお客様の経理資料等をお預かりし、複式簿記による帳簿作成を行います。なお社内に経理担当者など、帳簿作成ができる人がいれば記帳代行を依頼する必要はありません。
経理資料というのはお客様の発行した請求書や預金通帳のコピーや支払をした領収書などをいいます。
また複式簿記というのは以前記事でも記載しました青色申告の要件となっている帳簿作成方法です。
経理資料等をお預かりしたらそれをもとに仕訳という複式簿記の手続きを行います。一般的には会計ソフトに仕訳を入力することによって試算表という決算書の前段階の書類が作成されます。そして最終的に税務署などに提出する貸借対照表や損益計算書という決算書という書類が作成されることになります。
税理士事務所では、上記の仕訳という作業を延々と行うことになります。仕訳の処理方法には一定のルールがあり、そのルールにもとづいて行います。したがって専門知識が必要な部分になります。
ですから一般的には簿記の知識がないと行うことができません。またそのときに税務上問題とならないような方法で適切な処理を行う必要もあり、法人税や所得税の知識も必要です。さらには仕訳を計上するときに消費税の処理も同時に行いますので、消費税の知識も必要です。
実務上の問題点
イレギュラーな取引や不明な取引があった場合、内容を確認するために税理士事務所からお客様に質問がいくことになります。内容を把握しないと適切な会計処理ができないからです。こういった取引が多いほど質問が多くなりますので、必然的に試算表や決算書の完成が遅くなります。
またお客様と税理士事務所の双方で労力を使うことになり、非効率的な状態になっていきます。
ただしここをきちんとやらないと税務上間違った処理になってしまうリスクがあるため、おろそかにすることはできません。データの共有方法など、極力質問が増えないような仕組みづくりが重要だと思います。
月次（毎月）での記帳代行
税理士事務所と月次の顧問契約などをしている場合で、会計処理をできる人がいないような会社では、月次で記帳代行を依頼することになります。
ひと月が終わって支払先からの請求書など経理資料がすべてそろったところで税理士事務所に資料を渡します。税理士事務所で会計処理を行い、試算表を作成し、一般的には経営者にその内容の報告を行います。
月次での記帳代行で気をつける部分としては、やはり資料の受渡し方法や取引内容の伝達方法などをきちんと決めておくことだと思います。また有効なITツールがあれば積極的に活用することも大切です。また税理士事務所とお客様の双方が協力しあうことも重要です。
この部分がきちんとできないと毎月の処理が遅れたり、不明点の解決に時間を要することになり、試算表の完成が遅れます。ということは前月の損益を把握するタイミングがどんどん遅くなることになり、経営数値を有効に活用することができません。
税理士事務所と月次で顧問契約をしているのであれば、毎月の経営数値を活用しないと非常にもったいないと思います。
年１回まとめて依頼
記帳代行だけを年１回で依頼するということはあまりないと思います。通常は記帳から決算・申告までまとめて依頼することになると思います。
年１回申告だけ依頼している場合には、１年分の資料を税理士事務所に渡し、会計処理・決算・申告まで行います。規模があまり大きくなく、取引量があまり多くない会社や個人事業であればこの形態で依頼するのが良いと思います。
ただしこの契約形態では１年に１回、決算が終わらないと儲かったのかどうかがわかりません。期の途中では業績の推移を把握できない状態となります。また税金をどのくらい納める必要があるかも期の途中ではわかりません。今の事業の状態がわからないまま１年が過ぎていくことになります。さらにいうと資金繰りの予想も正確に行うことはできません。また消費税の選択についても有効な対策をとることができません。
この状態では経営者としてはかなり不安になるのではないでしょうか。
私の考えでは、経営を続けていく上で毎月の損益は極力早期に把握し、数ヶ月先までの資金繰りは予定を立てておく（見える状態にしておく）ことが重要だと思います。会社の状態がタイムリーにわかっていれば対処のしようがありますし、先が見えない不安から解放されると思います。精神的な面においても重要だと考えています。
また金融機関からの融資などを受けている場合には、定期的に試算表（月次決算書）を求められることが多いです。そういったケースではこの形態ですと対応できないということになります。
まとめ
記帳代行については業界の中では単価の低い業務とされており、受託することについて賛否両論ある部分です。しかし小規模な会社では一般的に経営者の方は簿記の知識などはなく、経理担当者を雇用できないケースがほとんどです。
クラウド会計があれば自分で入力できるとも言われていますが、以前に比べればハードルは下がったものの、簿記の知識がない状態で本当にきちんとした処理ができているかどうかは疑問です。
したがってこの業務を税理士事務所が請け負うということは現時点ではまだ必要だと感じています。そのためには資料や情報の受渡し方法や、業務自体の効率化が不可欠と考えます。最近はいろいろと領収書や通帳をスキャンで処理できるツールもでてきています。それらをうまく活用して処理していくことも重要です。
私自身もより効率よくスピーディに行える方法というものを今後も追求していきたいと考えています。
