法人を設立したあと、会社で必要なものを購入したりするのに社長が支払いをするようなケースがあると思います。
このような場合そのお金は後で会社から返金してもらう必要があります。これを経費の立替精算といいます。
最近はクラウド上で経費精算できるシステムなどが出てきていますが、大きな組織であればワークフローのような形で処理できるので便利ですが、こちらは費用がかかります。
スモールビジネスを展開される社長はどのように経費の立替精算をしていけばよいか、まとめてみます。
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経費の立替精算とは
経費の立替精算とは、会社が支払うべき費用を社長や従業員が個人で替わりに支払をし、後でそのお金を会社から返金してもらうことをいいます。
わかりやすい例としては電車代などの交通費です。
普通の感覚として、交通費を支払うのにいちいち会社からお金をもらって支払ったりはしませんよね。電車の場合などは各個人のスイカやパスモなどで済ませてしまうことがほとんどだと思います。
したがって後でひと月分などまとめてこれらの金額を集計し、会社に請求することになります。これをしないと個人は自腹で会社の経費を負担することになってしまいます。
以前私も会社に勤めていたときは経費精算の期限などが決まっていて、過ぎてしまうと精算しないなどと言われたことがありました。会社のルールなのでしょうが、今思うと会社の経費を払っているのに返してくれないって納得できない部分もありますね。
ただ自分で起業された方はそんな期限など無関係ですので、立て替えたものはきっちり精算するようにしましょう。
精算するための証明書類をまとめる
具体的にはどのように立替精算をすればよいか、簡単にまとめてみます。
基本的に個人で立て替えたものについて領収書などの証明書類をそろえていただくことが第1段階となります。精算は１月ごとに行うのが一番わかりやすく、業務も省力化できます。下記のように1ヶ月分の書類をまとめるようにして下さい。
| 経費の種類 | 証明書類 |
| 電車代（suica使用） | suicaの履歴の印字カード |
| 新幹線代など（現金やクレジットカードで支払） | みどりの窓口でもらう領収書 |
| 飲食代・消耗品など | レシート・領収書等 |
| 通販購入品 | 決済完了通知のメールなど |
| 金額の大きい備品など | 請求書、領収書など |
一般的にはレシートが多いのではないでしょうか。会社に関する費用は基本的には証明書類があった方がいいので迷ったらレシートなど保管しておいて下さい。ちなみに業務に関係のないレシートなどは会社の経費にはできませんので、こちらはしっかりと除外するようにしましょう。
会計ソフトに入力する
証明書類がまとまりましたら、それを今度は会計処理をします。税理士が会計処理を行うという前提であれば、税理士に1ヵ月分の書類をすべて渡します。
そしてその月の立替金額がいくらだったか、税理士に聞いてください。
また事前に立替経費の金額を後で教えてくださいと伝えておくのがスムーズかと思います。
給与の支払金額に立替金額を加算する
給与の支払は毎月あると思いますので、前月分の立替精算の金額を給与の支払金額に加算して支払うだけで立替精算が完了します。ただ資金繰りの関係で一部だけを精算したいという場合はそれでも結構です。
立替金の残高についても税理士に確認すれば大丈夫です。
会社用の現金をもつべきか
会社で支払うものについては個人と区別するため、会社の預金から引き出した現金で支払ったほうがよいでしょうか？
会社の規模が小さいのであれば決してそのようなことはありません。むしろこの方が面倒になります。
会社用の現金を管理するのはかなり大変です。出納帳といって入出金の履歴をつける必要も出てきますし、現金実査といって出納帳の現金残高と実際の金額が合っているかなどを確認する作業がでてきます。また現金が減ったらATMまで引き出しに行くというのも面倒ですね。
そんなことをするよりは現金で支払をしなければならないときは社長がすべて立て替えて、後で精算するほうがずっとシンプルになります。振込や口座引落で支払ができるものは会社の預金から支払って頂いて結構ですが、現金での支払は社長がすべて立て替えるようにして下さい。
